5 signes que votre informatique vous coûte trop cher

La plupart des PME ne dépensent pas trop en informatique à cause d'une seule mauvaise décision. Ça se fait en silence, à coups de petits chevauchements, de vieilles habitudes et de travail manuel que personne ne remet en question. Voici cinq signes que votre environnement vous fait perdre du temps et de l'argent, et ce que chacun coûte réellement à une PME du Québec.

1. Vous payez deux fois pour la même chose

Un outil de partage de fichiers en plus de l'espace de stockage déjà inclus dans Microsoft 365. Un hébergeur de courriel séparé en plus d'un abonnement Microsoft ou Google. Un outil de visioconférence que personne n'utilise parce que Teams est déjà inclus. La plupart des PME traînent deux ou trois abonnements qui font doublon avec quelque chose qu'elles paient déjà.

Ce que ça coûte : souvent quelques centaines de dollars par mois en licences en double, plus la charge mentale de gérer des outils qui font le même travail.

2. Votre courriel d'affaires roule sur un hébergement grand public ou désuet

Si votre équipe écrit encore depuis une adresse @gmail.com, ou que le courriel de votre domaine vit sur un vieux forfait GoDaddy, vous payez en crédibilité et en risque plutôt qu'en dollars. Le courriel grand public ou désuet a aussi tendance à offrir une sécurité plus faible et une moins bonne livraison, donc vos factures et soumissions risquent davantage de tomber dans les pourriels.

Ce que ça coûte : de la confiance perdue, des courriels manqués et une faille de sécurité. Une configuration Microsoft 365 bien faite règle souvent les trois d'un coup. On a écrit un guide complet sur comment quitter GoDaddy sans perte de données.

3. Personne ne sait exactement où sont vos fichiers et vos données

Des documents éparpillés sur des disques personnels, quelques clés USB, le bureau de quelqu'un et trois comptes infonuagiques différents. Quand les fichiers sont partout, ils ne sont nulle part : les gens perdent du temps à chercher, et vous ne pouvez pas répondre à une question simple mais importante, où sont réellement hébergées nos données ?

Ce que ça coûte : des heures de recherche chaque semaine, plus un vrai risque de conformité si vous ne pouvez pas rendre compte de vos données.

4. Retirer les accès d'un employé prend des heures (ou ne se fait jamais vraiment)

Quand quelqu'un quitte, pouvez-vous couper chacun de ses accès en moins de 15 minutes ? Si les accès sont éparpillés entre des comptes personnels et des mots de passe partagés, la réponse honnête est souvent non, et d'anciens employés gardent une porte d'entrée pendant des semaines ou des mois.

Ce que ça coûte : un risque de sécurité sérieux, et du temps d'administration gaspillé à chaque arrivée ou départ. Des accès centralisés en font une tâche de deux minutes.

5. Votre équipe fait encore des tâches répétitives à la main

Copier des données de courriels vers un fichier. Réécrire la même réponse. Relancer manuellement les suivis. Si une tâche est répétitive, fréquente et bien définie, vous payez du salaire pour un travail qu'un logiciel devrait faire.

Ce que ça coûte : des heures de la semaine de votre équipe sur des tâches que l'automatisation peut gérer, pour que les gens se concentrent sur le jugement et les clients. C'est ainsi qu'Agent Alex a grandi chez Urbanix, une tâche à la fois.

Comment savoir où vous en êtes

Pas besoin d'un audit ni d'un gros projet pour repérer ces problèmes. Le plus rapide : répondez à six courtes questions sur votre propre environnement et voyez, instantanément, où sont les gains faciles.